Når man planlægger et arrangement eller en firmarejse i udlandet, vil man gerne have så meget ud af turen, både fagligt og socialt, som muligt. Dog falder mange i fælden med at presse for meget ind i programmet, eller vælge aktiviteter og venues, som ikke hænger sammen med den faglige agenda. I værste tilfælde gør det, at deltagerne ikke kan fordybe sig fagligt og at der ikke bliver skabt de ønskede relationer til virksomheden.

Det er en gylden balance at planlægge et program, som har et meningsfyldt flow for gruppen, og som giver en helhedsoplevelse af at der har været en omtanke med valget af hotel, aktiviteter, mødelokaler, venues etc. Sidder I med en firmarejse på tegnebrættet, er her 3 gode råd til at give jer det bedste afsæt med planlægningen. Nederst kan I også blive inspireret af 2 cases med et godt flow.

Start med det vigtigste grundlag for jeres tur

Find frem til hvad der er det primære formål med turen og hvilket udbytte I gerne vil komme hjem med, inden I sætter jer fast på en destination, hotel mv. Undersøg flere destinationer og kig ikke kun på, at det skal være hurtigt, nemt og billigt at komme dertil. Fastlåser I jer på en destination kun ud fra disse kriterier, har I allerede gjort formål og udbytte af turen til en sekundær faktor.

Valg af hotel og venues på destinationen

Overvej hvad der vil give jeres ansatte en positiv overraskelse, og hvad der er vigtigt for at I kan gennemføre den faglige del af programmet. Har I brug for et traditionelt konferencehotel hvor alle faciliteter er lige ved hånden, eller er det essentielt, at I er i anderledes og inspirerende rammer for at få mest ud af jeres overordnede formål med turen?

Brug transporttiden som en del af oplevelsen

Nogle gange er man heldig at have alt indenfor en kort radius. Andre gange er lokation, hotel mv. helt perfekt, men betyder at der vil være transporttid. Er det tilfældet, så sørg for at selve turen dertil også giver værdi for gruppen og bliver en del af en sammenhængende oplevelse. Stop undervejs ved et scenisk udkigspunkt med lokale specialiteter og forfriskninger. Brug alternative transportmidler i stedet for en bus, besøg en lille lokal kirke og få en privat koncert, eller gør ruten til en form for orienteringsløb hvor man selv skal finde frem i små grupper. Der er mange muligheder for at transporttid ikke behøver at være spildtid.

Vi har mange års erfaring med at skabe programmer sammen med vores kunder. I er eksperter i jeres faglige agenda, vi er eksperter I at give denne agenda de helt rigtige rammer. Vi har fundet 2 eksempler frem, fra tidligere programmer vi har skabt sammen med vores kunder.

Case: Sverige – 110 personer

Dag 1: Fagligt oplæg og vejfinding

Arrangementet startede med et fagligt oplæg i København, hvorefter folk blev fordelt i minibusser. Herfra kørtes der et orienteringsløb til en svensk hytteby, hvor det faglige program fortsatte. Overnatning var i tipi-telte ved en smuk skovsø, med mulighed for fiskeri og svenske hot tubs.

Dag 2: Gruppearbejde på skrotpladsen

Formiddagen var forbeholdt møde i hovedhytten og udenfor. Efter frokost kørtes der til en nærtliggende skrotplads, hvor der resten af dagen blev konkurreret i at bygge med skrot. Det faglige oplæg fra morgenstunden var indarbejdet i gruppearbejdet.

Dag 3: Møde, matchrace og fest på slottet

Formiddagen var igen afsat til møde. Om eftermiddagen blev det faglige oplæg igen implementeret i en aktivitet, som denne gang var matchrace på Øresund. Herefter kørte gruppen sidst på dagen til et stort slot, hvor den sidste aften blev afholdt med fest.

Dag 4: Hjemrejse

Efter morgenmaden blev det faglige program rundet af, og gruppen kørte tilbage til København.

Kommentarer:
Den faglige agenda var blandt andet at sætte fokus på at indgå i grupper med forskellige kompetencer. Der blev tilrettelagt aktiviteter, der understøttede dette, og både på skrotpladsen og ved matchrace blev de faglige keypoints synliggjort for folk. Derudover blev transporten i de enkelte minibusser brugt aktivt til at diskutere faglige oplæg, hvilket fungerede rigtig godt.

Case: Sydspanien 250 personer

Dag 1: Overtagelse af en spansk landsby

Arrangementet skulle holdes i en mindre by – Ronda i Sydspanien. Byen havde ikke et enkelt hotel, der kunne rumme alle, så deltagerne blev indkvarteret på 12 mindre hoteller, der alle lå i gåafstand til det hele. Deltagerne fik på denne måde oplevet stemningen i byen på deres 5 min. gåtur til og fra deres konference-venue.

Dag 2: Møde i et kloster og aften på en vingård

Byens kloster er ikke i brug mere, og idet den kæmpestore patio kunne overdækkes, fungerede dette område perfekt som plenumlokale, og resten af klosterets lokaler som break out rooms. Sidst på eftermiddagen blev folk kørt til en nærliggende vingård, hvor det faglige arbejde fortsatte i små grupper rundt omkring vintønder, der var opstillet ude mellem vinrankerne.

Dag 3: Fortsat møde og fest i tyrefægterarena

Dagen startede med en faglig agenda på klosteret. Sidst på eftermiddagen havde folk lidt tid til at se nærmere på byen, inden alle mødtes i den store tyrefægterarena, der var pyntet op med hundredvis af stearinlys og små bål. Der var borde, dækket op med hvid dug, og tjenere i et loungeområde. En fantastisk scene, der understregede kundens faglige agenda.

Dag 4: Hjemrejse

Folk var fløjet ind fra 35 forskellige lande. Så hele dagen afgik der busser til lufthavnen for at optimere folks hjemrejse mest muligt.

Kommentar:
Kunden havde ikke før haft deltagerne delt ud på flere hoteller og skulle overtales til den lidt ”skæve” tilgang til deres arrangement. Idet alle hoteller lå så tæt og deltagerne oveni mødtes på kryds og tværs på fem forskellige restauranter i byen den første aften, fik man opfattelse af at have overtaget hele denne landsby som venue. Der var ikke meget tid til specifikke aktiviteter og derfor var det særligt vigtigt for kunden, at middagene om aftenen skulle være oplevelser i sig selv. Aftenen både i byen, på vingården og særdeles i tyrefægterarenaen levede i den grad op til, og også overgik, kundens ønsker og forventninger.

0 replies

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *